您可以使用 Office 程式將檔案儲存或轉換為 PDF，這樣您就能將它們共用或使用商業印表機列印出來。 而且不需任何其他軟體或增益集。
請在您想要檔案能達到下列目的時，使用 PDF 格式︰
在大部分電腦上呈現相同外觀。
檔案大小較小。
符合產業格式。
範例包括履歷表、法律文件、電子報、要讀取 (未編輯) 和列印的檔案，以及適用於專業印刷的檔案。
重要:
許多程式，包括 Microsoft Word，都能夠開啟和編輯 PDF 檔案。 只要以 PDF 格式共用某個專案，就無法保證收件者無法編輯檔案。
當您將電子表格轉換成 PDF 時，電子錶格內的內部連結會在轉換期間遺失，因此必須驗證連結。 不過，其他來源的外部連結則不會有問題。